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¿Hay luz al final del túnel para el mundo de las oficinas flexibles?

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15/04/2020

By Cal Lee, global head of Workthere

Aunque está claro que las implicaciones a corto plazo de la pandemia del coronavirus tendrán un profundo impacto en el sector del real estate, el mercado de las oficinas flexibles se ha encontrado en la cúspide de esa exposición debido a la naturaleza cortoplacista de sus contratos y al giro hacia el trabajo remoto en las zonas afectadas. A lo largo de las últimas semanas hemos hablado con proveedores de todo el mundo para entender su posición e intenciones según avanza esta situación, así como su percepción de lo que le espera a las oficinas flexibles a corto y largo plazo.

¿Cuál ha sido la reacción inmediata?

En las tres últimas semanas en Europa y EEUU todos los proveedores de oficinas flexibles se han centrado rápidamente en su estrategia de retención y renovación de clientes, asegurándose de trabajar con los clientes actuales ayudándoles en este periodo de incertidumbre y en mantener un nivel de ocupación contractual (si no ocupación del espacio). En Asia, esto ha venido ocurriendo desde el comienzo del año.

En nuestras conversaciones hasta la fecha, entre un 10 y un 50% de los clientes han solicitado a los proveedores algún tipo de ayuda con el alquiler. ¿Qué están haciendo para ayudar a sus clientes? En gran medida depende de su propia posición. Por el momento, aquellos con un acuerdo de gestión o aquellos que poseen y operan sus propios activos, han estado mejor posicionados para ofrecer asistencia cartera de clientes. Mientras que aquellos que han pagado su alquiler este trimestre, como muchos han hecho, se encuentran claramente con menos margen para ayudar a sus clientes en el corto plazo. Aun así, casi todos están actuando de alguna manera y la mayoría están gestionando el alcance de su ayuda caso por caso, priorizando aquellos negocios más afectados, cuando pueden solicitar declaración financiera, y aquellos que tienen su renovación en los próximos 6 meses y por lo tanto tienen riesgo de que no renueven.

Las ayudas hasta la fecha han tomado diferentes formas y, como en lo anterior, depende mucho de la posición de ambas partes. Hemos visto desde un 50% de descuento para un mes, un 50% de descuento para 3 meses, a prórrogas en la renta que se añadirán en el siguiente trimestre. Varios proveedores están ofreciendo a sus clientes incluso la oportunidad de reducir su espacio durante este periodo, algo que está resultando popular entre los clientes.

En este contexto, hay una clara necesidad de que los propietarios trabajen con sus operadores de la mejor manera para ayudarles con su cash flow en este periodo, especialmente a aquellos en alquiler. Lo que sigue siendo clave es que una proporción de cualquier renta que los proveedores estén “ahorrando” debe pasar al cliente cuando sea posible para mantener la ocupación contractual, así como probablemente la fidelización a más largo plazo de aquellos a los que han podido ayudar. Un buen ejemplo de esto ha sucedido en Asia, donde The Executive Centre (TEC) consiguió negociar una ayuda en el alquiler con los propietarios de gran parte de su porfolio de 135 edificios. Ese ahorro fue trasladado a su cartera de clientes y de ese modo en marzo vieron un “aumento” en las renovaciones de sus clientes, sobre todo porque muchos de ellos no querían arriesgarse a mudarse, por lo que era mejor renovar. La permanencia media de sus inquilinos continúa en 37 meses.

¿Cuál es el impacto en la ocupación contractual y, por lo tanto, supervivencia?

El efectivo y la liquidez son la clave. El COVID-19 con toda probabilidad va a poner a prueba el modelo de negocio de todos los proveedores como ninguna otra crisis lo ha hecho, por el simple hecho de que, para una gran mayoría de negocios, sencillamente no es posible usar las oficinas a corto plazo mientras dure esta situación. La supervivencia, por tanto, va a depender de su modelo de negocio y en qué condición estuviera antes de la crisis.

No hace falta decir que para los proveedores es vital mantener su liquidez al trabajar con propietarios y clientes para retener el máximo de ingresos posibles. Los signos iniciales sugieren que los negocios pequeños serían los más afectados y los que con mayor probabilidad no renueven contratos, y puede que este sea el caso. No obstante, en nuestras conversaciones con proveedores han sido todo tipo de empresas las que han buscado una ayuda en el alquiler y, si hay alguna tendencia es por parte de aquellos que ofrecen una línea de servicio más transaccional y, por supuesto, aquellos sectores más golpeados como turismo y ocio.

Antes hablábamos de la estrategia de retención de clientes, pero el éxito puede radicar en el modelo del proveedor: con qué tipo de clientes firman y, fundamentalmente, en la duración de los contratos. Muchos clientes de espacios flexibles tienen contratos de 12+meses (la media de contratos en Workthere es de 11,9 meses) y, como pasa con los contratos de la oficina tradicional, no es fácil cancelar los contratos a menos de que haya un incumplimiento claro por una de las partes. En cualquier caso, la duración depende del tamaño de los negocios y existe una clara relación entre el tamaño del espacio y la duración, como muestran estas cifras:

  • Duración media del contrato para 5 o menos puestos: 9,4 meses
  • Duración media del contrato para entre 6 - 20 puestos: 11,1 meses
  • Duración media del contrato para 21 o más puestos: 13,3 meses

Por tanto, aquellos con un mayor número de clientes pequeños se enfrentan a un mayor número de renovaciones en este periodo y los que tienen más contratos con mayor duración estarán mejor posicionados. ¿Cuál será el impacto en clientes a los que les corresponda renovar y no lo hagan? En términos de ocupación contractual, con aquellos que hemos hablado, incluyendo muchos ocupados al 95% antes de la crisis, esperan que el nivel sea entre el 70% y el 85% para finales de mayo y para el peor de los casos sería el 50% para finales de junio.

A estos niveles de ocupación ¿cuál será el mayor reto?

Por otra parte, no solo la ocupación indica beneficio, y sería negligente por nuestra parte asumirlo así, ya que mucho dependerá de la ratio de puestos que se consiguiera en esos contratos. Por tanto, el impacto es probablemente más profundo. Según nuestros cálculos, los proveedores podrían perder hasta un 5-8% de su ocupación cada mes que pasa.

¿Qué pasará después?

Bien, esta es la gran incógnita. Mucho dependerá de cuanto dure la situación. En Asia, especialmente en China, muchos proveedores han empezado a ver señales esperanzadoras. Para algunos, los niveles de demanda en marzo no diferían mucho de los de un mes de marzo normal. Poco a poco sus clientes comenzaban a volver a las oficinas, pero con un cambio muy importante en su forma de usar el espacio. Las puertas de las oficinas privadas ya no se quedan siempre abiertas y las zonas comunes son rara vez usadas, pero la ocupación en sí misma está volviendo a acercarse a como estaba antes de la crisis.

En Europa y EEUU estamos en un escenario muy diferente, ya sea acercándonos o en torno al pico de la crisis, por lo que hay mucho desconocimiento sobre cuándo se volverá a una relativa normalidad y cuándo se podrá volver al trabajo. Mientras escribo esto durante la Semana Santa, aun parece muy lejano. Entramos en una fase clave para poner a prueba los modelos de negocio de los proveedores.

Mirando a futuro, es probable que los proveedores que tengan un mayor porcentaje de su porfolio con acuerdos de gestión o en propiedad, estarán mejor posicionados que los que estén atados a contratos de alquiler, a menos de que tenga ayuda de sus propietarios, ya que en Asia les permitió capear mejor el temporal. También aquellos que tengan como inquilinos empresas más grandes o corporativas y aquellos con un respaldo financiero fuerte serán más resilientes a la hora de afrontar el viento en contra actual.

¿Cuáles son las perspectivas a largo plazo?

Para todos los proveedores con los que hemos hablado, la perspectiva general para aquellos que lleguen al final del periodo es positiva. El mercado de oficinas flexibles es una solución de aversión al riesgo para empresas durante épocas de incertidumbres y a posteriori. Mientras que un gran porcentaje de la población europea se acostumbra al teletrabajo durante la crisis actual, veremos cómo grandes y pequeños empresarios consideran cómo será la vuelta al trabajo y cuánto tiempo trabajarán en la oficina en comparación con trabajar desde casa. Prevemos que el sector se beneficie de la incertidumbre actual en el largo plazo a medida que las empresas aumentan el uso de del espacio flexible en su porfolio. Un punto en el que muchos parecen coincidir es que lo que nosotros llamamos compañías “mid-cap”, aquellas con un espacio de oficina para entre 50 y 200 personas, puedan reducir el tamaño de su oficina convencional a un espacio más flexible debido al cambio de modelo de trabajo.

El mercado flex está claramente expuesto en el corto plazo a cualquier impacto como el que estamos viendo con el COVID-19. Es un riesgo por las empresas que no están renovando contratos mientras pasan a modo de supervivencia. Aun así, dada su naturaleza flexible, el modelo está capacitado para reaccionar relativamente rápido y adaptarse no solo a los clientes existentes, sino a los nuevos. Por ahora, el trabajo en equipo es fundamental para asegurar que la relación entre propietario, operador y cliente siga funcionando sin problemas cuando volvamos a la “vida normal”. Aquellos proveedores que trabajen con sus clientes para ayudarles en este momento tienen más posibilidades de ver una vuelta de la fidelidad de ese cliente en años venideros. El sector se recuperará de este daño a corto plazo, aunque puede que se vea un poco diferente cuando lleguemos al otro lado.