Hulpgidsen

10 stappen om productiviteit te maximaliseren

Deel

8-6-2020

In Nederland is haast iedereen die vanuit huis kan werken inmiddels al enkele maanden thuis aan het werk. Bedrijven hebben zich met succes weten aan te passen aan het “nieuwe normaal”. De verwachting is dat de meeste bedrijven nog enkele weken vanuit huis zullen blijven werken. Deze plotse verandering zal ook effect hebben op de lange termijn.

Recente onderzoeken hebben aangetoond dat het aantal mensen dat op afstand werk het afgelopen decennium toegenomen is met 115%. De cijfers van de intelligente lockdown zijn hier nog niet eens in meegenomen. Vanuit huis werken en productief zijn is echter een uitdaging voor velen. Wij hebben daarom 10 stappen op een rij gezet hoe je jouw productiviteit kunt maximaliseren:

1. Maak dagelijks een to-do lijst.

Voor de meeste mensen geldt dat zij het meest productief zijn in de ochtend. Het is daarom verstandig om in de ochtend een plan van aanpak op te stellen waarin duidelijk naar voren komt wat er die dag moet gebeuren. Hierin kunnen taken worden opgenomen als vergaderingen, calls en andere meetings. Het is verstandig om deze taken te rangschikken op urgentie. Op deze manier kan je eerst beginnen met taken die het meest urgent zijn. Mochten er taken zijn waar je die dag niet aan toe komt, kunnen deze doorgeschoven worden naar de volgende dag.

2. Zorg dat er gedeelde toegang is tot digitale bestanden.

Aangezien de meeste medewerkers momenteel vanuit huis werken, kunnen papieren documenten niet langer in levende lijve gedeeld worden. Indien je geen scanner in huis hebt, wordt het digitaliseren en archiveren van documenten lastig. Het is daarom curciaal om ervoor te zorgen dat bestanden digitaal veilig worden opgeslagen op een gemeenschappelijke schijf. Zo hebben collega’s toegang tot gemeenschappelijke bestanden. Dit bevordert een goede en bovenal efficiënte samenwerking. Er zijn tal van opties die dit kunnen faciliteren. Hierbij kun je denken aan Google Drive, SharePoint, en tevens het opzetten van een bedrijfsserver met toegang tot een veilige VPN-verbinding.

3. Neem geregeld pauze.

Degenen die werken vanuit huis krijgen meer schermtijd dan ooit, aangezien zelfs vergaderingen nu online plaatsvinden. Dit betekent dat het vooral belangrijk is om regelmatig pauzes van je computer te nemen. Goede voorbeelden hiervan zijn een kopje koffie halen of een korte wandeling nemen. Dit soort pauzes kunnen wonderen doen voor je concentratie en productiviteit.

4. Eet gezonde tussendoortjes.

Snacken is een onvermijdelijke gewoonte als je vanuit huis werkt, maar het eten van gezonde snacks is vooral belangrijk. Verschillende Wereldgezondheisorganisaties hebben verklaard dat bepaalde ‘superfoods’ als bessen, groene thee, noten en pure chocolade ervoor zorgen dat je denkkracht, motivatie en je algehele productiviteit verhoogd wordt met maximaal 20%. Zorg er dus voor dat je een aantal van de bovengenoemde snacks bij de hand hebt voor een extra lange werkdag.

5. Creëer een speciale werkruimte.

Ervoor zorgen dat je een comfortabele werkplek hebt met minimale afleidingen is een zeer effectieve manier om je productiviteit te verhogen. Werken aan een bureau of tafel is ideaal omdat je genoeg ruimte hebt voor zowel je laptop en/of pc, notitieblok en andere apparatuur. Beschik je thuis niet over een speciaal ingerichte werkplek? Bekijk onze tips voor thuiswerken.

6. Werk in een ruimte met genoeg (dag)licht.

Daglicht draagt bij aan je stemming en je productiviteit. Zorg ervoor dat je werkt in een ruimte met zo veel mogelijk natuurlijk licht. Felschijnend kunstlicht kan namelijk leiden tot hoofdpijn. Zet je bureau indien mogelijk vlakbij een raam neer. Daarnaast is het essentieel om af en toe pauzes te nemen van je telefoon en/of laptop.

7. Fris je thuiswerkplek regelmatig op.

Zodra je je eigen werkplek hebt ingericht met toegang tot zoveel mogelijk natuurlijk licht, is het belangrijk om je bureau schoon en geordend te houden. Op deze manier start je de dag goed met een georganiseerd en opgeruimd bureau. Maak het gezellig door foto’s op te hangen of kaarsjes aan te steken. Zo richt je de ruimte geheel naar eigen smaak in, iets wat op kantoor niet kan, maar thuis wel! Dit draagt bij aan een persoonlijke ruimte waarin je kunt werken maar tevens kunt ontspannen wanneer nodig.

8. Kies de juiste muziek.

Veel mensen genieten ervan als ze collega’s op de achtergrond horen praten met elkaar. Als je thuis werkt vallen dergelijke geluiden weg. In dit geval kan muziek de concentratie aanzienlijk verhogen. Uit onderzoek van Workthere is gebleken dat bijna 66% van de werknemers het fijn vindt om naar muziek te luisteren tijdens het werk. Nog eens 25% gaf aan reeds muziek te luisteren om de productiviteit te verhogen. Er zijn voldoende Spotify-afspeellijsten, voor ieder wat wils.

9. Blijf in contact met collega’s.

Vermoedelijk heeft COVID-19 blijvende gevolgen voor de manier waarop we werken. Voornamelijk in deze tijden is het belangrijker dan ooit om in contact te blijven met collega’s. Op deze manier kan je een toch een bepaalde mate van verbondenheid creëeren. Er zijn allerlei gebruiksvriendelijke technologische tools die het makkelijk maken om in verbinding met elkaar te blijven. Voorbeelden hiervan zijn Microsoft Teams en Google Hangouts.

10. Voeg planten toe aan de ruimte.

Planten en bloemen zijn niet allemaal even goedkoop, maar groen op de werkplek heeft wel meerdere voordelen. Ze zijn goed voor je humeur, geven een beetje een buitengevoel, verbeteren de luchtkwaliteit en hebben positieve effecten op welwijn en productiviteit.

We hopen dat bovenstaande tips bijdragen aan jouw productiviteit. Of het nu gaat om een tijdelijke of permanente thuiswerk situatie, bovenstaande tips kunnen je op weg helpen.