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Le guide du Plan de Reprise d'Activité (PRA) après un sinistre

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04/05/2020

Par Cal Lee, Global Head Workthere

Le monde dans lequel nous vivons a radicalement changé ces derniers mois, la pandémie de coronavirus ayant bouleversé notre façon de vivre et de travailler. Mais que se passe-t-il lorsque des événements inattendus comme ceux-ci obligent votre bureau à fermer ? Comment pouvez-vous vous préparer à de telles éventualités ?

Les sinistres sont souvent associées à des événements catastrophiques tels que des tremblements de terre ou un ouragan, mais des incidents tels que les cyber-attaques, les pannes d'équipement, le terrorisme et, comme nous l'avons vu ces derniers mois, les pandémies mondiales peuvent être classés comme des sinistres.

Le plan de reprise d’activité (PRA) après sinistre sur le lieu de travail est un élément clé pour assurer la continuité des activités, mais comment le mettre en place ?

Qu'est-ce que le plan de reprise d’activité après sinistre ?

Les entreprises se préparent à de tels événements inattendus en créant un plan de reprise d’activité après sinistre qui détaille les mesures à prendre et les processus à suivre pour assurer la continuité des activités et minimiser les perturbations. Une grande partie du plan de reprise d’activité après sinistre tourne autour de l'informatique, mais la reprise de l’activité sur le lieu de travail constitue également une partie importante du plan : à partir de quel endroit votre personnel travaillera-t-il si le bureau n'est plus une option, une stratégie de rotation sera-t-elle mise en place ?

Pourquoi la reprise de l’activité sur le lieu de travail est-elle importante ?

Du point de vue de la reprise d'activité sur le lieu de travail, la continuité des activités est vitale et il existe une sélection de prestataires capables de proposer différentes options pour garantir que vous disposez de bureaux et que vous êtes prêts en cas d'imprévu. Il existe différents types de forfaits en fonction de l'espace dont vous avez besoin et de la rapidité avec laquelle vous pourriez en avoir besoin.

Il existe l'option d'un espace de secours dédié, qui est disponible immédiatement si vous en avez besoin, ou une option plus flexible, qui est disponible dans les 24 heures. Certains prestataires sont en mesure de proposer cette option dans l'ensemble de leur portefeuille mondial, mais pour beaucoup, elle est limitée à des régions et/ou des villes spécifiques. 

Pour la plupart des entreprises, la question est de savoir quelle doit être la taille de l'espace de bureau pour la reprise de l’activité après sinistre. L'amélioration de la technologie et du haut débit dans de nombreux pays et l'essor du travail flexible qui en découle signifient que de nombreux employés pourraient travailler à domicile pendant un certain temps si nécessaire. Les entreprises qui se sont organisées pour permettre à leurs salariés de travailler de n'importe où sont donc bien avantagées lorsqu'il s'agit de recourir à un espace de bureau pour la reprise d’activité après sinistre. Elles peuvent n'avoir besoin que d'un espace plus restreint. Par exemple, si elles comptent 2 000 employés dans un bureau, elles peuvent affecter 10 % du personnel, comme ceux qui ont besoin d'un espace de bureau dédié, au cas où le bureau serait inutilisable. Cette répartition plus restreinte leur permet d'être plus flexibles dans leur choix d'espace. Mais il est clair que cette répartition dépend de l'installation et de l'infrastructure de votre entreprise, et de nombreuses entreprises ont encore besoin qu'une grande partie de leur personnel soit basée dans les bureaux, et ont donc besoin d'une part beaucoup plus importante d'espace lors de la reprise d’activité sur le lieu de travail.

La plupart des entreprises disposent d'un espace de bureau de secours, soit sous forme de baux, soit sous forme de contrat avec des prestataires de services tels que IWG ou WeWork. Un exemple récent de ce dernier est l'espace de continuité des activités de Goldman Sachs avec WeWork dans la City de Londres.

Il n'existe pas de règle absolue sur la manière dont vous pouvez structurer votre plan de reprise d’activité sur le lieu de travail, et une grande partie de celle-ci dépendra des besoins individuels de votre entreprise. Mais il est extrêmement important, dans le monde actuel, d'être aussi préparé que possible à l'imprévu. Il s'agit de mettre en place des processus clairs en cas d'imprévu, de sorte qu'en cas de sinistre, il existe un plan d'action clair pour éviter autant que possible de perturber votre entreprise.

Workthere aide les entreprises à élaborer leur plan de reprise d’activité après sinistre sur le lieu de travail. Nous commençons par comprendre comment l'entreprise et les employés travaillent aujourd'hui, puis nous nous concentrons sur ce que pourraient être les obligations en termes de reprise de l’activité sur le lieu de travail. Notre réseau mondial d'experts locaux nous permet d'aider les entreprises, au niveau local et mondial, dans leur stratégie.