La check-list et le guide Workthere du déménagement de bureau

Le choix d'un nouvel espace de bureau peut s'avérer délicat. Il est question de trouver un lieu qui permette un équilibre entre les besoins des employés, la gestion de la clientèle tout en ayant une vision prospective de l'avenir de votre entreprise. Dès lors que vous prenez la décision de déménager vos bureaux, plusieurs questions se pose : comment déterminer le type d'espace dont vous avez besoin ? Comment tenir vos employés et vos clients informés, et comment vous assurer que tout se passe bien ?

Notre guide vous explique exactement ce que vous devez prendre en compte lorsque vous déménagez votre entreprise et dans quel ordre faire les choses, grâce à une liste de contrôle pratique. Il vous aidera même à maintenir votre culture d'entreprise, chose importante, en cette période de changement.

Comment savoir si j'ai choisi le lieu de travail idéal?

Se poser les bonnes questions est un bon début ! Il vous faut établir une liste de questions clés : quel site souhaitons-nous ? De quelles installations avons-nous besoin ? Quelles sont les implications financières d'un déménagement d'entreprise ? De quelle taille de bureau avons-nous besoin ? Quand voulons-nous déménager ? Il y a cependant plusieurs facteurs supplémentaires à prendre en compte lors d'un déménagement de bureau.

Posez-vous les questions suivantes avant de signer. Si vous pouvez répondre à chacun de ces points avec assurance et conviction, vous serez en mesure d'encourager votre propre équipe et vos clients à appuyer cette décision également.

Comment planifier un déménagement d'entreprise ?

Vous avez trouvé le bureau parfait, vous êtes sûr que cela répond exactement à vos besoins, et vous vous sentez prêt à passer à l'action. Mais par où commencer ?

Avant tout déménagement d'entreprise, il faut jeter les bases d'un plan solide et clair.

Voici quelques éléments à prendre en compte, ou à préparer :

1. Créez un document d'une page qui contient tous les détails concernant le nouveau bureau. Il s'agira d'un guide pratique que vous pourrez partager avec les acteurs clés de l'entreprise. Vous pouvez y inclure les dates clé (la fin du bail actuel, la date de déménagement souhaitée, la signature du nouveau bail, le début et la fin de l'aménagement du nouveau bureau et la date finale d'achèvement du déménagement) mais aussi, les coordonnées des personnes à contacter dans les nouveaux bureaux, les dimensions et les plans de l'espace de travail, y compris les éléments tels que les prises électriques, les espaces de rangement, etc.
2. Estimez votre budget de déménagement - regroupez tous les coûts planifiés dans une feuille de calcul que vous pouvez réviser et mettre à jour périodiquement. Dans ce cadre, décidez si vous avez le budget pour faire appel à des déménageurs à service complet ou non, si vous avez le budget pour redécorer ou acheter de nouveaux meubles, etc. Movers.com propose une liste de coûts potentiels à prendre en compte : http://www.movers.com/moving-guides/how-to-budget-your-business-move.html.
3. Décidez et « recrutez » (il peut s'agir d'un collègue déjà en poste.) une personne responsable du déménagement. Cette personne assurera la coordination de la réinstallation pour l'entreprise. Il doit être organisé, avoir autorité dans la société et être en mesure de prendre des décisions (sans vous) si nécessaire. Elle doit également être entièrement d'accord avec le déménagement et être prête à gérer toute contestation ou question éventuelle de la part de ses collègues.
4. En collaboration avec votre coordinateur de déménagement, décidez de la composition de l'équipe interne de planification du projet. Le coordinateur du déménagement sera le chef de cette équipe, mais l'équipe représentera l'ensemble de l'entreprise et veillera à ce que toutes les bases soient couvertes et que rien ne soit oublié. Encore une fois, cette équipe doit être digne de confiance et vous devez être certain qu'elle sera totalement impliquée dans le déménagement.
5. Recrutez votre équipe interne de planification du projet, informez-la du projet de déménagement (ainsi que votre coordinateur du déménagement) et demandez-lui de dresser une liste de questions, de préoccupations et de points à prendre en compte. Travaillez avec votre coordinateur du déménagement pour répondre à toutes ces questions/préoccupations - et produisez un guide pratique de FAQ.
6. Informez les employés du déménagement et partagez avec eux le guide de la FAQ. Rassurez-les en leur disant que plus de détails suivront (et précisez le calendrier si vous le pouvez).
7. Établissez un plan de projet initial pour le déménagement de vos bureaux avec votre coordinateur de déménagement et l'équipe de planification du projet. Ce plan doit inclure une liste de toutes les tâches à accomplir pour mener à bien le déménagement, les personnes responsables de chacune d'entre elles, le moment où la tâche doit être accomplie, etc. - consultez notre liste de contrôle du plan de déménagement des bureaux ci-dessous. Vérifier que le coordonnateur du déménagement et l'équipe de planification du projet ont examiné et approuvé le plan avant sa diffusion.

Créer une liste de contrôle pour le déménagement des bureaux

Chaque déménagement de bureau est différent, c'est donc à vous (et à votre équipe) de décider des tâches à inclure dans le plan de projet. Il est important de s'assurer que chaque détail est couvert et qu'un calendrier et un budget sont clairement définis. Prenez le temps d'élaborer votre plan de projet de déménagement de bureaux et affinez ou modifiez le plan tout au long du processus de déménagement, si nécessaire.

• Déterminer un calendrier pour embaucher des déménageurs (si vous avez décidé que c'était la bonne option) et décrivez les actions que vous voulez qu'ils fassent et pour quand elles doivent être réalisées. Vous pouvez utiliser https://www.comparemymove.com/office-removals pour comparer les devis des déménageurs.

CONSEIL PRATIQUE : certains déménageurs, pas tous, proposent une assurance. Vérifiez toutes les conditions générales pour vous assurer que vous avez le bon niveau de couverture, car des accidents peuvent se produire.

CONSEIL PRATIQUE : tous les déménageurs n'acceptent pas les plantes, vous devrez peut-être vérifier et prendre d'autres dispositions pour celles-ci.

• Déterminez un calendrier pour informer les employés - en tenant compte du moment où les mises à jour peuvent être partagées par exemple ainsi que de la meilleure façon de tenir tout le monde au courant des progrès.

CONSEIL PRATIQUE : vous pouvez organiser une mise à jour mensuelle ou bimensuelle de l'avancement du projet (par votre équipe de planification) à l'intention de l'ensemble de l'entreprise, afin de vous assurer que tout le monde est dans le coup. Il peut s'agir d'une réunion ou d'un simple e-mail.

• Prévoyez des réunions régulières avec votre/vos contact(s) à vos nouveaux bureaux (du coworking) - assurez-vous qu'ils ont une visibilité totale de votre plan de déménagement et qu'ils vous aident à fournir l'accès dont vous pourriez avoir besoin (si possible) avant le grand jour.

CONSEIL PRATIQUE : il est probable qu'un déménagement doive être effectué en dehors des heures de bureau normales, car la plupart des bâtiments ne permettent pas les déménagements pendant les heures de bureau. Le meilleur moment pour un déménagement de bureau est généralement le week-end, mais il est préférable de vérifier ! Renseignez-vous également sur les autres exigences/restrictions, telles que la durée de stationnement sur le quai de chargement, l'obligation de protéger les étages et la possibilité ou la nécessité de réserver les ascenseurs.

• Déterminez l'aménagement du bureau - en tenant compte de ce qui fonctionne bien dans votre bureau actuel et de ce que vous aimeriez changer - échangez avec votre équipe !

CONSEIL PRATIQUE : il est probable que le nouveau bureau ait plus ou moins de rangements que votre bureau actuel. Si c'est le cas, demandez-vous si vous n'avez pas besoin d'organiser des rangements externes.

• Faites un inventaire - déterminez quels meubles/équipements vous emportez avec vous, ce qui est jeté (et comment), et ce qui doit être remplacé. Vous trouverez ci-dessous un aperçu plus détaillé de la manière de créer un plan de bureau, y compris l'examen de vos besoins en mobilier.

CONSEIL PRATIQUE : vous pouvez demander à chaque chef de service (ou à ceux qui font partie de votre équipe de planification du projet) de prendre la tête de ce projet - donner un budget par service et leur demander de confirmer ce qu'ils veulent, etc. peut être une bonne façon de rallier les collègues réfractaires.

• Comment le nouveau bureau sera-t-il décoré et qui s'en chargera (vous avez peut-être déjà prévu un budget pour un décorateur ou un architecte d'intérieur.). Si vous faites appel à un designer/décorateur, assurez-vous de connaître ses horaires et de les intégrer dans la date globale du déménagement.

CONSEIL PRATIQUE : il est très probable que du travail doive être effectué dans votre bureau actuel et dans votre nouveau bureau - par exemple, réparer les trous des photos, réparer les petites zones endommagées, etc. Vous pouvez engager un homme à tout faire pour quelques jours, afin de tout régler en une seule fois. 

• Déterminez les besoins informatiques du nouveau bureau - en indiquant ce qui est déjà installé (et si/comment il faut l'adapter), tout ce qui peut être nécessaire, le délai de planification et d'exécution - en tenant compte de la date globale du déménagement (dans l'idéal, vous voulez que tous les éléments informatiques essentiels soient installés avant que les employés n'emménagent.).

CONSEIL PRATIQUE : de nombreux bureaux avec services ont des fournisseurs de bande passante prédéterminés, alors renseignez-vous dès le début sur le fournisseur et demandez à votre équipe informatique de s'assurer que l'option "forfait" vous convient.

CONSEIL PRATIQUE : assurez-vous que tout le câblage nécessaire est installé et testé avant que votre équipe informatique n'arrive pour installer les équipements.

• Déterminez un calendrier pour l'audit de l'ensemble de la documentation et la suppression des fichiers inutiles (passage des documents papier au numérique). Vous pouvez également envisager de stocker les dossiers hors site pour libérer de l'espace de bureau.
• Dressez la liste de tous les supports marketing qui devront être mis à jour - y compris le site web de l'entreprise - et établissez un calendrier pour l'édition, la réimpression, etc.
• Érigez une liste de tous les clients qui devront être informés du déménagement de l'entreprise et déterminez qui doit être appelé, qui peut recevoir un courriel, qui sera d'accord avec un simple bulletin électronique, etc.

Quelle est la meilleure façon d'aborder un nouveau plan d'étage ?

La clé est de se familiariser complètement avec le nouvel espace de bureaux et son environnement :

1. Mesurez les dimensions de chaque pièce (ou demandez un plan) et déterminez si/comment tous les meubles existants s'y insèrent.
2. Identifiez l'emplacement des prises électriques, des espaces de rangement et des routeurs/câbles à large bande.
3. Réfléchissez aux nouveaux meubles et équipements dont vous pourriez avoir besoin.
4. Pensez aux besoins de votre équipe - vous ne voudrez peut-être pas placer une équipe qui a besoin de silence à côté de la réception, ou une équipe exclusivement féminine à des kilomètres des toilettes pour femmes les plus proches, etc.
5. Il se peut également que vous souhaitiez aménager le nouveau bureau différemment - et c'est aussi le moment de rafraîchir votre style intérieur !

Lorsque vous créez un plan d'étage détaillé, incluez les zones opérationnelles clés, telles que les salles de réunion, les salles de conseil et les cuisines, ainsi que les postes de travail du personnel, le stockage et les systèmes informatiques et téléphoniques.

Microsoft Office dispose d'un outil pratique de plan d'étage qui peut être utilisé pour vous aider à déterminer l'espace dont vous disposez et la meilleure façon de l'utiliser dans un nouveau bureau. Jetez-y un coup d'œil ici.

Quelles sont les dernières vérifications à effectuer avant un déménagement d'entreprise ?

Une semaine avant le déménagement...

1. Demandez à votre entreprise de déménagement de venir emballer les articles volumineux ou non-essentiels.
2. Donnez aux employés un peu de temps avant le déménagement pour emballer les objets de leur bureau. Demandez-leur d'emporter toutes leurs possessions personnelles.
3. Faites en sorte qu'au moins deux responsables soient présents pendant toute la durée du déménagement, un dans l'"ancien" bureau et un dans le "nouveau".
4. Organisez une visite du nouveau bureau - pour vérifier des choses comme des ampoules cassées, l'absence de fuites, le bon fonctionnement de la bande passante, etc. Testez les téléphones, ordinateurs, réseaux, serveurs et autres équipements électriques - s'ils sont installés.
5. Vérifiez que chaque objet a été pris en compte - si les plantes ne peuvent pas être emportées par les déménageurs, assurez-vous qu'un plan a été mis en place pour les transporter.
6. Finalisez les plans d'occupation des places et informez-en l'équipe.
7. Confirmez les plans définitifs avec les clients/fournisseurs - en soulignant tout changement temporaire des heures de bureau et les contacts d'urgence.
8. Préparez l'acheminement du courrier.

Que devez-vous faire après un déménagement d'entreprise ?

1. Vérifiez votre ancien bureau lorsqu'il est vide pour vous assurer que rien n'a été oublié et que tous les dommages ou marques ont été réparés.
2. Placez un panneau dans votre ancien bureau (si vous y êtes autorisé) indiquant que vous avez déménagé et donnant les coordonnées de vos nouveaux locaux.
3. Si vous venez d'un bureau équipé d'une réception et d'un chef de bureau, il est poli de dire merci avec une carte.
4. Revoyez votre plan et votre liste de contrôle d'origine pour vous assurer que rien n'a été oublié - de petites choses comme un changement d'adresse dans les signatures de courriel peuvent être facilement oubliées !
5. Fournissez à votre équipe une liste de questions fréquemment posées, comme les mots de passe Wifi, l'itinéraire pour aller aux toilettes, les détails sur les services les plus proches, les noms des nettoyeurs et des chefs de bureau, etc.
6. Créez une adresse e-mail d'aide/de soutien (ou mettez quelqu'un à disposition pour répondre à toutes les demandes immédiates du personnel) afin de vous assurer que tous les problèmes peuvent être soulevés et traités efficacement - demandez proactivement à votre équipe de vous faire part de ses commentaires !
7. Organisez une visite guidée du nouveau bureau pour l'équipe (vous pouvez le faire par département ou par petits groupes mixtes).
8. Organisez la collecte des cartons et des caisses vides, et signalez tout dommage à l'entreprise de déménagement.
9. Passez dire bonjour à vos nouveaux voisins - donnez-leur quelques informations sur ce que vous faites et demandez-leur la même chose en retour.
10. Organisez une fête ou un déjeuner/rafraîchissement et invitez votre équipe et vos voisins les plus proches à y participer.
11. Faites savoir à vos clients que vous êtes "en place" - invitez vos principaux clients à passer - rassurez-les en leur disant que tout se passe comme d'habitude.

Combien de temps devez-vous prévoir pour emballer, déménager et reprendre vos activités ?

Cela peut dépendre du fait que vous déménagiez dans un bureau avec services ou dans votre propre espace de bureau conventionnel. Un déménagement dans un espace avec services nécessite beaucoup moins de temps pour le planifier, car il n'y a pas de longs baux à négocier et l'espace lui-même est déjà aménagé. Par conséquent, la plupart des déménagements sont planifiés 1 à 3 mois à l'avance, certains déménagements plus importants pouvant prendre jusqu'à 6 mois.

Les déménagements d'entreprises dans des bureaux loués sont souvent planifiés beaucoup plus longtemps à l'avance, de six mois à six mois, et les déménagements plus importants peuvent nécessiter jusqu'à deux ans de planification. Il est difficile de dire exactement combien de temps, vous devrez prévoir mais votre nouveau fournisseur d'espace de bureau devrait être en mesure de vous conseiller sur une date de déménagement réalisable en fonction de la taille de votre entreprise, etc. Soyez prudent et prévoyez un "tampon" (il peut s'agir de quelques jours seulement si vous êtes une petite entreprise, ou d'un mois ou deux pour une entreprise plus importante.). Dans certains cas, les grandes entreprises prennent l'espace d'échange lorsque les délais entre les deux ne fonctionnent pas comme prévu et qu'elles doivent prendre des bureaux d'urgence pendant un certain temps.

Si vous êtes organisé, vous devriez être en mesure d'effectuer la transition de tous les articles/équipements essentiels, du personnel, etc. en quelques jours seulement (même si tout n'est pas installé à 100%.). Il est essentiel de réduire au minimum les heures non-productives et, par conséquent, l'impact sur les clients et les revenus, ainsi que de faire en sorte que vos employés actuels soient heureux et informés.

Comment s'assurer que la productivité de l'entreprise ne chute pas pendant un déménagement de bureau ?

Il peut être difficile de maintenir la productivité pendant un déménagement de bureau, car celui-ci sera naturellement assez perturbant. Toutes les entreprises souhaitent que le déménagement se déroule le plus harmonieusement possible, mais il est rare de traverser ce processus sans que quelque chose ne nécessite du temps ou de l'attention supplémentaires.

Voici quatre points à prendre en compte pour maintenir la productivité pendant un déménagement de bureaux :

1. Commencez à emballer les articles non-essentiels dès le début et élaborez un plan détaillé de l'emplacement de chaque élément dans le nouveau bureau (en identifiant les points à améliorer dans votre bureau actuel et les potentiels problèmes dans votre nouveau bureau) afin de vous assurer que ces tâches clé ne seront pas laissées à la dernière minute.
2. Il est important de faire appel à des experts externes pour prendre en charge les tâches que vous ne pouvez pas réaliser facilement, car cela permet de minimiser les risques et de s'assurer que vos employés ne passent pas leur temps à faire un travail qui ne contribue pas réellement au résultat.
3. En tenant tout le monde informé (en interne et en externe) et en veillant à ce que les actions soient clairement assignées et les délais bien définis, vous éviterez toute anxiété avant le déménagement.
4. En veillant à ce que vous et votre équipe arriviez dans un bureau bien organisé, vous vous épargnerez une quantité énorme de stress inutile et vous vous assurerez qu'ils peuvent démarrer sur les chapeaux de roue, ce qui créera une " ambiance " positive et permettra aux gens de s'intégrer plus rapidement.

Comment conserver la culture de votre entreprise dans un nouveau bureau ?

La culture d'entreprise est importante pour toute entreprise, surtout pendant les périodes de changement ou de transition comme un déménagement de bureau. Lorsque vous déménagez votre bureau, concentrez-vous sur les besoins de vos employés pour aider à promouvoir la culture dans votre nouvel espace - l'adhésion de votre équipe au déménagement avant et pendant celui-ci contribuera à assurer le maintien de la culture de votre bureau.

Envisagez de mettre en place les éléments suivants :

1. Des feuilles de FAQ avec des détails clés que vous pouvez distribuer.
2. Une boîte à commentaires ou une adresse électronique d'aide/de soutien (ou un POC interne) pour toute nouvelle question.
3. Des mises à jour bimensuelles par e-mail ou en face-à-face
4. Un nouveau tableau d'affichage pour toute mise à jour rapide
5. Des cartes du nouveau quartier, y compris les liaisons de transport
6. Un déjeuner/une fête de bienvenue dans le nouveau bâtiment.
7. Recherche de réductions pour vos employés auprès des nouvelles entreprises locales.
8. Une heure libre la première semaine pour explorer les environs.

Quel que soit votre déménagement, nous vous souhaitons bonne chance !