Thiết lập không gian làm việc chung

Tận dụng tối đa khoảng trống trong văn phòng bằng cách tạo ra một môi trường làm việc chung. Cho dù bạn đang lấp đầy bàn trống hoặc sử dụng lại toàn bộ một mặt sàn, thì việc biến khoảng trống đó thành không gian làm việc chung là một cơ hội tuyệt vời để tạo thêm thu nhập đáng kể cho doanh nghiệp.

Không gian làm việc chung đang ngày càng phổ biến và nhanh chóng trở thành một lựa chọn thay thế cho văn phòng truyền thống, mang lại sự linh hoạt và môi trường cộng tác cho người sử dụng, giúp thúc đẩy sự sáng tạo giữa các nhân viên.

Không gian làm việc chung hoạt động thế nào?

Bạn có thể cho các doanh nghiệp thuê một hoặc nhiều bàn làm việc theo hợp đồng hàng tháng. Chi phí sử dụng sẽ được bao gồm trong tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ; ngoài ra, cả bạn và người thuê sẽ đều có được sự linh hoạt trong việc quản lý không gian.

Bạn cần xem xét điều gì khi thiết lập một không gian làm việc chung?

Việc đảm bảo về các chức năng và điều kiện vật chất sẽ hỗ trợ cho sự thành công của một không gian làm việc chung. Thêm vào đó, sự xuất hiện của một số dịch vụ bổ sung có thể thu hút nhiều người thuê văn phòng hơn.

Xem xét chức năng

Vị trí: Vị trí của không gian làm việc chung là cực kỳ quan trọng. Một đại điểm tại vị trí thuận lợi sẽ ngay lập tức làm cho văn phòng làm việc chung của bạn hấp dẫn hơn. Nếu vị trí của bạn không ở trung tâm thì hãy tập trung vào những yếu tố có thể khiến văn phòng của bạn trở nên đặc biệt và thu hút các doanh nghiệp.

Bố cục: Một bố cục phù hợp cho không gian chia sẻ là điều cần thiết. Việc sắp đặt phù hợp không chỉ tối đa hóa không gian của bạn, mà còn tạo ra môi trường làm việc chia sẻ như mong muốn.

Tiếng ồn cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét bởi đây là một trong những điều quan trọng nhất đối với người thuê văn phòng. Hãy giữ các khu vực nghỉ ngơi tách biệt ra khỏi khu vực làm việc chính để có thể giữ được sự yên tĩnh cho không gian này.

Kết nối: Đảm bảo rằng kết nối internet tại địa điểm mới nhanh và ổn định. Điều này là rất cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp có thể duy trì trạng thái trực tuyến, cập nhật và hoạt động tốt nhất để tránh bị gián đoạn công việc trong trường hợp kết nối gặp trục trặc.

Công nghệ hiện đại: Những công nghệ hiện đại, hiệu quả và dễ sử dụng như điện thoại, ứng dụng phòng họp hoặc ứng dụng kết nối đều có thể thu hút sự quan tâm của các công ty khởi nghiệp và các doanh nghiệp trẻ.

Ánh sáng và nhiệt độ: Cuộc khảo sát của Savills & BCO về “Điều mà người lao động mong muốn năm 2016” cho thấy một nhân tố quan trọng đối với nhân viên là ánh sáng. Vì vậy, tối đa hóa ánh sáng trong văn phòng là điều cần cân nhắc. Nhiệt độ cũng cần được lắp đặt sao cho dễ dàng điều chỉnh, đảm bảo sự thoải mái cho người lao động.

Phòng họp: Việc bố trí các phòng họp với sức chứa khác nhau tại không gian làm việc chung là việc cần thiết để tạo ra một không gian cho những cuộc chuyện trò riêng tư. Với kinh nghiệm của mình, chúng tôi đề xuất ít nhất một phòng họp lớn và ba phòng nhỏ hơn trong một văn phòng chung để phù hợp với các nhóm từ hai đến ba người.

Khu vực nghỉ ngơi: Bạn sẽ cần trang bị một khu vực nghỉ ngơi với các thiết bị pha trà và cà phê. Một khu vực nghỉ ngơi lý tưởng nhất nên có một vài bàn nhỏ cùng với chỗ ngồi thoải mái.

Các dịch vụ khác:

Tiếp tân: Một nhân viên lễ tân thân thiện và cởi mở sẽ tạo thiện cảm và đảm bảo hoạt động suôn sẻ cho văn phòng.

Môi trường tập thể: Hãy tạo ra một môi trường làm việc năng động và tràn đầy năng lượng, ví dụ như thông qua việc tổ chức một chương trình tập thể để kết nối mọi người và cùng trò chuyện, tìm hiểu cũng như chia sẻ ý tưởng. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc hợp tác hơn.

Vệ sinh: Kết quả cuộc khảo sát ‘Những mong muốn của người lao động’ cho thấy một nửa nhân viên không hài lòng với việc giữ gìn vệ sinh trong môi trường làm việc của họ. Mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng việc đảm bảo một môi trường làm việc sạch sẽ là một thử thách lớn để có thể mang lại sự hài lòng của người sử dụng văn phòng - họ càng cảm thấy hạnh phúc thì khả năng họ tiếp tục sử dụng văn phòng sẽ càng cao.

Dịch vụ 24/7: Đảm bảo bạn có thể cho phép ra vào văn phòng 24/7. Điều này nghĩa là nhân viên sẽ được tự do làm việc theo giờ linh hoạt, có quyền được đến văn phòng bất cứ lúc nào.

An ninh: An ninh luôn là mối quan tâm hàng đầu của tất cả mọi người vì vậy phải thực hiện các bước để đảm bảo sự an toàn tại văn phòng của bạn. Bởi các công ty thường có nhiều thiết bị đắt tiền và các tài liệu quan trọng để tại văn phòng, nên việc đảm bảo an ninh tại đây luôn cần được đề cao. Các không gian làm việc chung có thể cân nhắc tới việc cung cấp thẻ cho tất cả mọi người để giám sát chặt chẽ việc ra - vào tòa nhà và bổ sung tủ khóa để mọi người cất giữ đồ đạc cá nhân.

Một vài điều khác

Tạo sự độc đáo cho không gian của bạn:

Sự cạnh tranh tranh giữa các thương hiệu làm việc chung đang ngày một tăng cao và các thương hiệu đang đưa ra những ưu đãi dịch vụ tương tự nhau, vì vậy hãy tìm kiếm một điều gì đó để tạo nên sự khác biệt và độc đáo cho không gian làm việc chung của bạn. Cho dù đó là đồ nội thất, tích hợp công nghệ hoặc các tiện ích nhỏ như một quán bia hoặc bàn bóng bàn đều có thể đem lại sự mới lạ, khiến khách hàng lựa chọn không gian của bạn.

Làm thế nào để tìm kiếm và xây dựng một không gian làm việc chung?

Workthere, trực thuộc Savills, hợp tác với nhóm Tư vấn Dự án Savills và Fit Out để cung cấp những tư vấn khách quan để hỗ trợ bạn trong việc tìm kiếm một không gian phù hợp cũng như hỗ trợ việc quản lý toàn bộ dự án một cách hiệu quả.

Hãy liên hệ với chúng tôi!