Hoeveel kantoorruimte hebt u in totaal nodig?

Als het huren van enkel een bureau niets voor u is, en u hebt besloten op zoek te gaan naar een meer conventionele ruimte, zult u al gauw ontdekken dat kantoorruimte veelal in vierkante meters wordt geadverteerd.

Het kan soms moeilijk zijn om u voor te stellen hoe groot een ruimte van 90 m² daadwerkelijk is c.q. te bepalen hoeveel werkruimte u per persoon precies nodig heeft. Dit laatste kan extra verwarrend zijn, omdat u tot nu toe wellicht altijd bent uitgegaan van het aantal benodigde bureaus.

In deze gids vindt u een aantal richtlijnen om u te helpen bepalen hoe groot de door u benodigde werkruimte moet zijn.

Hoeveel ruimte gemiddeld per persoon?

In Londen hanteert men 9 m² per persoon als basis voor het berekenen van de benodigde ruimte, waarbij de helft wordt aangemerkt als bureauruimte en de andere helft als gedeelde ruimte. Echter, om de kosten te drukken, hanteren sommige kantoren een standaard van 6,5-7,5 m² per persoon.

Richtlijnen voor bureauruimte

Hoeveel vierkante meter kantoorruimte heb ik daadwerkelijk nodig?

Receptie

Een kleine receptie met een receptioniste staat gelijk aan ongeveer 14 m², voor een grote receptie met drie receptionistes zou u 33 m² nodig hebben.

Vergaderruimtes

Voor een kleine vergaderzaal die ruimte biedt aan maximaal acht personen hebt u ongeveer 11 m² nodig. Voor een grote vergaderzaal voor maximaal 25 personen moet u uitgaan van 33 m².

Keukentje

Voor een gemiddeld keukentje zonder zitgelegenheid moet u uitgaan van ongeveer 9 m². Als u een ruimte wenst waarin gezellig een kop koffie kan worden gedronken en ook de pauzes kunnen worden doorgebracht, moet u uitgaan van circa 19 m².

Serverruimte

Uw bedrijf heeft mogelijk ook een serverruimte nodig. De hoeveelheid ruimte die u hiervoor nodig heeft, zal uiteraard afhankelijk zijn van de hoeveelheid servers waarover u beschikt. Over het algemeen hebt u voor een kleinere serverruimte met daarin maximaal vijf serverracks ongeveer 4 m² nodig. Voor een grote serverruimte met maximaal 30 racks zou een ruimte van 11 m² nodig zijn.

Een bedrijf van tien mensen dat efficiënt gebruik wil maken van de beschikbare ruimte, heeft een oppervlak nodig van ongeveer 110 m². Een dergelijke ruimte omvat een comfortabele kantoortuin voor tien personen, een keuken, pauzeruimte en een vergaderzaal voor maximaal acht personen. Als u een privékantoor hebt, maar de gemeenschappelijke ruimtes deelt met andere bedrijven, dan zou u met een ruimte van 70 m² kunnen volstaan.

Als u meer ruimte voor uw tien personeelsleden wenst, dan zou u een ruimte van circa 150 m² in overweging kunnen nemen. Daarmee beschikt u over voldoende ruimte voor het realiseren van een kleine receptie, keuken- en pauzeruimte, een royale kantoortuin, een vergaderkamer voor maximaal twee personen en een vergaderruimte voor maximaal acht personen.

Hoe maak ik optimaal gebruik van de ruimte?

Aan het huren van kantoorruimte hangt uiteraard een prijskaartje, zeker in Londen, en het is daarom belangrijk om optimaal van de gehuurde ruimte te profiteren. Als u een voor de open indeling van een kantoortuin kiest, zult u bijvoorbeeld minder vierkante meters nodig hebben.

Bovendien blijkt uit verschillende onderzoeken, dat werknemers de voorkeur geven aan het werken in een open ruimte, omdat dit een goede werksfeer creëert en de samenwerking in dergelijke ruimtes de productiviteit bevordert.

Een kantoortuin kan daarom een goede keuze zijn. Maar of dat ook voor u geldt, hangt volledig af van uw bedrijfstype. Kantoortuinen bieden minder privacy en zijn doorgaans ook lawaaiiger. Dit kunt u oplossen door voor vergaderruimtes of een stiltezone te zorgen, om daarin de meer delicate onderwerpen te bespreken of om even aan de drukte te ontsnappen.

Overweeg de aanschaf van meubilair met een doordacht design dat niet teveel ruimte in beslag neemt, maar uw werknemers wel de functionaliteit biedt die ze nodig hebben. Daarmee maakt u optimaal gebruik van de ruimte en blijft de rommel op bureaus beperkt, waardoor de ruimte in zijn totaliteit groter aanvoelt.

Blijf op de hoogte van multifunctionele kantoorinnovaties – ze helpen u om optimaal gebruik te maken van uw ruimte en u laat daarmee ook zien dat u met uw tijd meegaat.

Zaken om rekening mee te houden

Er zijn een aantal andere dingen waar u rekening mee moet houden bij het bepalen van de door u benodigde kantoorruimte. Eén daarvan is dat vierkante meters in werkelijkheid niet echt ‘vierkant’ zijn. Er zijn kantoorruimtes met een indeling die ervoor zorgt dat delen daarvan in feite onbruikbaar zijn als bureauruimte.

Let ook op de plaatsing van ramen en of er verlaagde plafonds aanwezig zijn. Controleer tijdens uw bezoek aan een potentiële kantoorruimte waar u daadwerkelijk een of meerdere bureaus kwijt kunt.

Een andere overweging is of u een kantoor wenst dat ruimte biedt voor toekomstige groei. Als u wilt voorkomen dat u binnen één of twee jaar uit uw ruimte bent gegroeid en moet verhuizen, houd dan alvast rekening met hoeveel extra mensen er in de komende jaren eventueel bijkomen.

Het vinden van de ideale kantoorruimte zou geen monsterklus mogen zijn. En met Workthere is het dat ook niet. Bij ons kunt u vertrouwen op onafhankelijk advies om de perfecte bedrijfsruimte voor u te vinden. Neem contact op met Workthere, de experts op het gebied van flexibele werkruimte en onderdeel van Savills.