Suite à notre étude "What Coworkers Want", dans laquelle nous avons interrogé près de 2 000 coworkers sur 48 critères par rapport aux espaces de travail, nous avons créé un guide pratique pour maintenir le bien-être au travail. Les cinq conseils ci-dessous sont basés sur les caractéristiques qui présentent les plus grands écarts de satisfaction, c'est-à-dire la différence entre l'importance de la caractéristique du bureau et le niveau de satisfaction. Il s'agit essentiellement des aspects que les bureaux flexibles devraient essayer d'améliorer afin d'offrir un lieu de travail où il fait bon travailler.
S'il y a un aspect que les bureaux flexibles doivent améliorer, c'est la qualité de l'air. C'est celui qui présente le plus grand écart de satisfaction, 80 % des employés de bureaux flexibles pensent que la qualité de l'air est importante, mais seulement 52 % des coworkers sont satisfaits.
La première chose à faire pour lutter contre ce problème est de le mesurer. Un nombre important de fournisseurs de bureaux flexibles mesurent désormais en permanence la qualité de l'air de leurs espaces de travail et 62 % la mesurent au moins une fois par mois. Une fois que vous avez mis en place un système de mesure, l'étape suivante consiste à mettre en place des solutions pour améliorer la qualité de l’air. Ce n'est pas aussi simple que d'ouvrir quelques fenêtres, d'autant plus que dans le centre-ville, l'air à l'extérieur d'un bâtiment peut être de moins bonne qualité que l'air à l'intérieur.
Que pouvez-vous faire pour améliorer la qualité de l'air dans un bureau ? Il est important de vérifier que tous les conduits d'aération sont ouverts et non bloqués. Le remplacement régulier des filtres à air peut aussi faire une grande différence. Il est utile de garder les bureaux propres en réduisant les niveaux de poussière et de déchets. Enfin, les plantes peuvent aider à améliorer la qualité de l'air.
Le bruit dans les bureaux a également connu un grand écart de satisfaction, 78 % des employés de bureaux flexibles pensent que c'est un critère important, mais seulement 53 % sont satisfaits des niveaux sonores dans leur bureau actuel. Il est un peu difficile à contrôler, mais il y a des mesures qui peuvent être prises pour faciliter la réduction du bruit.
Non seulement les plantes contribuent à améliorer la qualité de l'air et à cultiver une atmosphère plus naturelle, mais elles aident aussi à réduire la transmission du son en bloquant les bruits de haute fréquence et l'infrastructure de soutien peut aider à réduire les sons de basse fréquence. Les murs de briques nues, les bandes de verre et les pièces minimalistes avec peu de meubles peuvent sembler à la mode, mais ce sont les matériaux plus doux comme la moquette et les canapés confortables qui absorberont le son.
La réduction du bruit n'est pas la seule solution. La création de zones "bruyantes" où le bruit est encouragé, comme les salles de jeux ou les aires de détente, peut être bénéfique pour tous. Cela permet aux coworkers d'interagir et de parler sans avoir l'impression de déranger les collaborateurs autour d'eux, et cela permet également de garder les autres zones plus calmes avec moins de distractions.
78% des employés de bureaux flexibles pensent que la température du bureau est importante, mais seulement 55% en sont satisfaits. C'est un sujet controversé. Il serait difficile de trouver un employé de bureau qui n'a pas été en désaccord avec ses collègues au sujet de la température de son lieu de travail au moins une fois. Alors que certains collaborateurs sont couverts de perles de sueur et s'éventent avec leurs carnets, leurs collègues, juste à côté d'eux, sont enveloppés dans des manteaux d'hiver et d'épaisses écharpes de laine.
En France, La norme X35-203 définit notamment les “conditions de confort thermique”, avec une température comprise entre 20 et 22°C dans les bureaux. L’article R4223-13 précise que les locaux fermés destinés au travail doivent être isolés et chauffés pendant la saison froide et que l’air doit être renouvelé pour éviter les hausses de températures en été. Certains bureaux flexibles disposent maintenant d'unités de contrôle individuelles de la température pour chaque pièce.
Il peut sembler évident que le bureau doit être bien conçu, mais la plupart des bureaux flexibles n'offrent pas suffisamment d'espaces calmes. 76 % des employés de bureaux flexibles pensent qu'il est important d'avoir accès à un espace calme pour un travail ciblé, mais seulement 54 % sont satisfaits de leur accès actuel à un tel espace. La problématique pourrait être l'une des suivantes, ou une combinaison de celles-ci : (a) il n'y a pas de pièces tranquilles, (b) il y a des pièces tranquilles mais il est difficile d'y accéder ou (c) les pièces "tranquilles" ne sont pas réellement tranquilles.
Si un bureau flexible n'offre pas du tout d’espaces calmes, il serait intéressant de penser à une meilleure façon de les incorporer, étant donné que c'est une caractéristique clé d'un bureau idéal. Beaucoup de prestataires d’espaces de coworking ont maintenant des petits espaces tranquilles appelés « phone booth » qui ne nécessitent pas beaucoup de place. Le principal avantage de cette formule est qu'elle permet de mieux s'intégrer dans un espace déjà existant et que les coworkers sont moins susceptibles de se battre pour en trouver un libre. Si le problème réside dans le fait que la pièce elle-même n'est pas vraiment calme, il est possible de prévoir des zones "bruyantes" où les gens peuvent parler ouvertement, comme nous l'avons vu précédemment, ou de remplacer les murs par des matériaux plus insonorisés.
Avoir un espace de travail confortable est absolument essentiel. Parmi les 48 caractéristiques que nous avons examinées, il a été classé comme l'aspect le plus important d'un bureau, 82 % des répondants le jugent important, mais seulement 61 % sont satisfaits du niveau de confort actuel de leur lieu de travail. Il a une incidence sur le bien-être et la productivité : il est difficile de travailler efficacement si l'on se sent mal à l'aise.
Le fait d'avoir un "espace de travail confortable" est légèrement ambigu, car il peut avoir différentes significations en fonction des personnes. Cependant, suivre les conseils mentionnés précédemment concernant l'amélioration de la qualité de l'air, la répartition du niveau de bruit et le maintien d’une température idéale devraient tous aider à obtenir un espace de travail confortable dans lequel les coworkers sont heureux de venir travailler.
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