11/10/2018

Về cơ bản, văn phòng linh hoạt là một văn phòng hoặc một phần của văn phòng cung cấp sự linh hoạt trong hợp đồng và diện tích thuê.

Trong khi các văn phòng truyền thống thường yêu cầu người thuê ký kết hợp đồng cho thuê dài hạn thì với văn phòng linh hoạt, người thuê có thể đăng ký thuê trong một năm, sáu tháng hoặc thậm chí là theo tháng. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty không có dự định ký hợp đồng dài hạn.

Tính linh hoạt cũng cho phép các công ty tăng hoặc giảm số lượng bàn làm việc hoặc diện tích văn phòng dựa trên nhu cầu của họ trong thời hạn hợp đồng. Điều này đặc biệt có lợi nếu số lượng nhân viên của doanh nghiệp thuê thường xuyên thay đổi, hoặc nếu doanh nghiệp đang mong đợi để phát triển nhanh chóng hơn nhưng không muốn thuê một không gian có quy mô lớn ngay tại hợp đồng đầu tiên.

Các mô hình văn phòng linh hoạt:
Thuật ngữ văn phòng linh hoạt bao gồm nhiều mô hình và kiểu không gian khác nhau, gồm: văn phòng dịch vụ, không gian làm việc chung, văn phòng không có đồ nội thất và văn phòng riêng tư. Mỗi mô hình đều có những lợi thế nhất định.

Không gian làm việc chung
Không gian làm việc chung là môi trường làm việc được chia sẻ, thường là không gian mở và có bàn làm việc linh hoạt hoặc cố định cho các thành viên cùng với quyền sử dụng chung tiện nghi phòng họp, khu vực nghỉ ngơi và một số thiết bị văn phòng như máy in.

Loại hình này được xem là linh động nhất bởi doanh nghiệp có thể lựa chọn bổ sung số lượng các thành viên theo nhu cầu của bạn. Số ngày cần để sử dụng không gian cũng linh động theo nhu cầu sử dụng của khách hàng. Đây là phương pháp thuận tiện cho các cá nhân muốn phân chia thời gian làm việc của họ tại nhà và trong một văn phòng để thay đổi không khí.

Không gian làm việc chung thường được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp và cá nhân khác nhau. Đây là một lựa chọn hoàn hảo cho những người có tính chất công việc yêu cầu di chuyển nhiều hoặc muốn được thay đổi môi trường làm việc khi cần thiết.

Không gian làm việc chung nên tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, đặc biệt là những người có thể bổ trợ và giúp đỡ nhau trong công việc. Mục tiêu là tạo ra một cộng đồng và hệ sinh thái tại nơi các doanh nghiệp làm việc và giao lưu cùng nhau. Không gian chung này mang lại một bầu không khí làm việc tuyệt vời và các cơ hội kết nối có giá trị cho các cá nhân và các công ty có cùng định hướng. Việc này được xây dựng từ các sự kiện thường xuyên được tổ chức, giúp ích cho việc kết nối, học tập và phát triển các doanh nghiệp đang chia sẻ một không gian chung.

Không gian làm việc chung - nhược điểm
Cuộc khảo sát “Điều mà người lao động mong muốn năm 2016” cho thấy vấn đề chung đối với nhân viên trong không gian làm việc chung là tiếng ồn; chỉ có 45% người được hỏi hài lòng với mức độ tiếng ồn trong văn phòng của họ. Tuy nhiên, thông thường các văn phòng này cũng có phòng họp riêng và những không gian yên tĩnh để người sử dụng có thể cách biệt với những tiếng ồn tại khu vực chính.
Khu vực để đồ cũng là một mối quan ngại trong không gian làm việc chung. Trong khi một số người có thể vui vẻ đóng gói tất cả mọi thứ và mang máy tính xách tay của họ về nhà vào cuối ngày thì những người khác có thể thích để lại đồ dùng cá nhân tại bàn làm việc – đây là thói quen có vẻ không phù hợp với không gian làm việc chung. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nhiều không gian chia sẻ giờ đây đã cung cấp tủ khóa để người sử dụng có thể cất máy tính xách tay của mình và bất kỳ vật dụng cá nhân nào khác một cách an toàn, điều này có thể giải quyết vấn đề trên.

Văn phòng riêng
Cũng có thể có một văn phòng riêng trong một không gian làm việc linh hoạt. Với một văn phòng riêng, người sử dụng có không gian riêng của mình với các dịch vụ bổ sung. Vì vậy người dùng có thể chuyển đến ngay lập tức mà không phải lo lắng về nội thất, Internet, thanh toán hóa đơn tiện ích hoặc sắp xếp việc dọn dẹp cho văn phòng.

Điều này cũng có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp mong muốn có một không gian riêng tư nhưng không bị trói buộc bởi một hợp đồng cố định dài hạn. Tính bảo mật của văn phòng riêng cũng cao hơn, vì vậy đây có thể là một lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp cần phải xử lý bất kỳ thông tin hoặc dữ liệu nhạy cảm nào.

Văn phòng riêng thường đắt hơn không gian làm việc chung và có thể không đem lại môi trường sáng tạo hoặc cơ hội kết nối như tại không gian chung. Tuy nhiên, với mô hình này, bạn có quyền ra vào các khu vực chung, phòng họp và các cơ sở khác mà tòa nhà cung cấp.

Không gian trống
Mô hình này này tương tự như văn phòng riêng nhưng không được trang bị đầy đủ nội thất. Do đó, không gian trống không phù hợp với các công ty đang tìm kiếm các hợp đồng linh hoạt và không muốn bắt đầu thiết lập nội thất văn phòng mới từ đầu (sắp xếp các tiện ích và kết nối, v.v.), mô hình này sẽ phù hợp cho những công ty có mong muốn sắp xếp và cá nhân hóa không gian làm việc của họ.

Lựa chọn không gian phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn có thể là một quá trình khó khăn, nhưng Workthere có thể hỗ trợ bạn.
Bằng cách tận dụng tối đa kiến thức chuyên môn và mạng lưới rộng lớn của mình, chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để tìm kiếm và đảm bảo không gian làm việc tiếp theo của bạn sẽ có mức giá tốt nhất. Nếu bạn muốn thảo luận hành trình tìm kiếm văn phòng của mình, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.