Werkruimte

Waarom niet ook je kantoor timesharen

Deel

17-8-2020

Je kent het concept timesharen wellicht van het delen van vakantiewoningen, maar aan het timesharen van je kantoor heb je wellicht nog niet eerder gedacht. Tot op heden komt het zelden voor dat bedrijven timeshares nemen in flexibele kantoren, maar wij zijn van mening dat als dit concept eenmaal aanslaat dit zeker mooie kansen biedt.

Wat houdt een timeshare flexibel kantoor in?

Stel, hebt twee bedrijven: bedrijf A en bedrijf B met één privékantoor. Bedrijf A kan ervoor kiezen om de ruimte op maandag en dinsdag te gebruiken, en bedrijf B maakt gebruikt van de ruimte van woensdag tot en met vrijdag. Welke afspraken er gemaakt worden, hangt af van de betreffende partijen. Je kan ervoor kiezen om af te wisselen, bijvoorbeeld om week, óf je kunt dagen in tweëen splitten door het ene bedrijf ’s ochtends te laten werken en het andere bedrijf in de middag toegang tot de ruimte te verlenen. Je kunt er zelfs voor kiezen om de ruimte te delen met meer dan twee bedrijven.

Meestal worden de kosten proportioneel verdeeld. Als de totale maandelijkse kantoorkosten 5.000 euro bedragen, zou het bedrijf dat de ruimte voor twee dagen per week inneemt 2.000 euro per maand betalen en het bedrijf dat het drie dagen per week inneemt 3.000 euro per maand betalen.

Dit concept is dusdanig anders dan een lidmaatschap waarin gebruikt wordt gemaakt van een standaard privé kantoor in een flexibele kantoor. Hier huurt meestal één bedrijf of één individu een vaste werkplek. Deze werkplek wordt doorgaans niet gedeeld met anderen. Bovendien verschilt deze optie ook van hot-desking in een gemeenschappelijke werkruimte waar een “wie het eerst komt wie het eerst maalt”-principe geldt of ‘office hoteling’ waarbij werknemers het gebruik van werkplekken dynamisch kunnen indelen door middel van het vooraf maken van boekingen. Daarentegen is de boekingstermijn veel korter bij hot-desking en ‘office hoteling’ dan bij een timeshare.

De voordelen van timeshare in flexibele kantoren

Het voornaamste voordeel van timeshare is dat kantoorkosten gemakkelijk kunnen worden verdeeld onder gebruikers. Met dit concept speel je ook in op de wens van medewerkers om toegang te krijgen tot verschillende plekken waar specifieke taken kunnen worden uitgevoerd. Uit recent onderzoek van Savills blijkt namelijk dat 34% van de werknemers graag twee dagen per week vanuit huis wil werken. Een timeshare flexibel kantoor brengt een bepaalde mate van structuur, efficiëntie en flexibiliteit met zich mee, waardoor medewerkers, ook op afstand, een gegarandeerde werkplek hebben voor een bepaalde periode.

Een timeshare in een flexibel kantoor levert tal van voordelen op en kan ervoor zorgen dat kosten voor bedrijven aanzienlijk worden verlaagd. Het delen van een bedrijfsruimte komt de werknemer ten goede, onder meer vanwege het aanbod van diverse faciliteiten en het optimaal benutten van de werkplek. Wanneer men gebruik wil maken van de aangewezen werkplekken en of men wil roteren hangt af van persoonlijke behoeften of de projectvereisten. Of je nu een freelancer, een start-up of een corporate bent, kostenbesparing op kantoorruimtes is voor een ieder aantrekkelijk. In tijden van Corona waar veel bedrijven een lagere omzet hebben, is het verminderen van kosten noodzakelijk.

Daarbij levert dit concept een duurzaamheidsvoordeel op. Het feit dat de ruimte efficiënter wordt gebruikt en dat bepaalde faciliteiten worden gedeeld, kan  voordelen hebben voor het mileu. We leven in een wereld waarin duurzaamheid steeds hoger op de agenda komt te staan. Ook in het gebruik van kantoorruimte.

Nadelen van timeshare flexibele kantoren

Daarnaast zijn er ook uitdagingen die timeshare met zich meebrengt. Er kunnen juridische kwesties zijn, vooral als het gaat om herstelwerkzaamheden. Als er bijvoorbeeld een muur is beschadigd is het lastig om erachter te komen welk bedrijf verantwoordelijk is voor de schade. Hetzelfde geldt voor beschadigde of gestolen persoonlijke bezittingen. Eén manier om dit te voorkomen is het implementeren van een beleid in gedeelde werkruimten waarbij mensen hun persoonlijke bezittingen opbergen in kluisjes en er een clean desk policy geldt aan het einde van de dag. De toegang tot een persoonlijk opbergruimte kan ervoor zorgen dat mensen aan het eind van de dag niet al hun bezittingen mee hoeven te nemen naar huis.

Een andere uitdaging is dat je bedrijven moet hebben met tegengestelde kantoorbehoeften. Je moet een bedrijf A hebben dat bijvoorbeeld maandag en vrijdag gebruik wil maken van de faciliteiten en bedrijf B die de andere dagen op wilt vullen. Dit blijkt zo nu en dan een probleem te zijn. Dit probleem komt vooral voort uit het feit dat timeshare een relatief nieuw concept is waardoor er niet veel bedrijven zijn die dit concept kennen. Dit probleem zou zichzelf in de toekomst op kunnen lossen doordat meer bedrijven bekend worden met het concept. Of timeshare een blijvende trend is valt nog te bezien, maar het is zeker een interessant concept. Vooral aangezien het een aanvulling is op bestaande flexibele kantoorconcepten.