Locaties

Handleiding voor het opzetten van een internationaal kantoor

Deel

6-9-2018

Het realiseren van een nieuw kantoor in eigen land is al een aardige uitdaging, en het openen van een kantoor in het buitenland gaat nog een paar stappen verder. Echter, met een eenvoudig stappenplan voor de juiste aanpak, bent u beter voorbereid op uw buitenlandse avontuur en verloopt het vinden van een kantoor of werkruimte in het buitenland zo soepel mogelijk.

Breng er enige tijd door

Voordat u overgaat tot het openen van een buitenlandse vestiging, raden we u aan om het door u gekozen gebied eerst beter te leren kennen door er enige tijd door te brengen. Want ook als u uitgebreid onderzoek heeft gedaan naar wat de beste plek voor u is, is het zeker de moeite waard om enige tijd door te brengen in uw nieuwe omgeving. Op deze manier kunt u zich er voor de volle 100% van verzekeren dat dit echt de juiste plek voor u is.

Huur bijvoorbeeld een co-werkplek of ga op zoek naar tijdelijke kantoorruimte, dat geeft u de tijd om na te denken en kennis te maken met de kleine details, zoals de werkcultuur ter plaatse.

Het huren van een tijdelijke co-werkplek kan ook heel nuttig zijn voor het aanknopen van contacten op een nieuwe locatie. Op die manier krijgt u toegang tot netwerken en inzicht in de mogelijkheden tot samenwerking met bedrijven in de buurt.

Maak een checklist

Het maken van een gedetailleerde checklist en een inventaris voor uw nieuwe kantoor is van essentieel belang. Begin met alles op te schrijven wat moet gebeuren; van de eerste stap tot het moment waarop uw kantoor klaar zal zijn voor gebruik.

Zorg ervoor dat alle betrokkenen precies weten wat er wanneer van ze wordt verwacht. Het is handig om over een spreadsheet of werkdocument te beschikken, dat door alle betrokkenen kan worden geüpdatet. Zo behoudt u het overzicht over de voortgang en voorkomt u dat er iets over het hoofd wordt gezien.

Stap één

Stel uw budget en groeiplan op. Alvorens u op zoek gaat naar een kantoor, moet u bepalen hoeveel budget voor de huur kunt of wilt vrijmaken. Houd daarbij rekening met eventuele kosten die samenhangen met het huren van een kantoor, bijvoorbeeld kosten voor diensten en faciliteiten.

Houd ook rekening met potentiële groei, dus ook met het aantal eventueel nog te werven medewerkers. Flexibele werkruimte groeit gemakkelijk met de omvang van uw bedrijf mee, en dat maakt deze huurvorm bijzonder aantrekkelijk als u zich met uw bedrijf in een nieuwe omgeving vestigt.

Stap twee

Kies een gebied – Zorg ervoor dat u uitgebreid onderzoek doet naar de locatie voor uw kantoor. Stel uzelf daarbij de volgende vragen:

  1. Is dit een gebied dat aantrekkelijk is voor een bepaalde industrie?
  2. Waar zijn uw klanten en concurrenten gevestigd?
  3. Welke voorzieningen en transportverbindingen zijn er?
  4. Hoever is de dichtstbijzijnde luchthaven van mijn kantoor verwijderd?

Stap drie

Benoem uw voornaamste behoeften – door te benoemen wat van wezenlijk belang voor uw bedrijf is, maakt u het voor uzelf gemakkelijker om te bepalen wat u daadwerkelijke nodig hebt. Neem daarbij factoren in overweging als de hoeveelheid ruimte die nodig is, pauzeruimtes, vergaderruimtes, digitale verbindingen en buitenruimte.

Stap vier

Zodra u weet wat uw budget, locatie en de belangrijkste vereisten zijn, bent u klaar om op zoek te gaan naar uw nieuwe ruimte. 

Stap vijf

Zodra u een geschikte kantoorruimte hebt gevonden, zal de checklist u extra goed van pas zal komen. Als het een werkruimte betreft waar alles al voor u werd geregeld, prima. Maar als dat niet het geval is, zult u zelf moeten zorgen voor een internetverbinding, elektriciteit, meubilair - en eventueel alle andere benodigdheden om uw kantoor te kunnen openen.

Optimaal profiteren van ondersteunende diensten

Als u naar het buitenland verhuist, kan de juiste ondersteuning een wereld van verschil maken. U kunt daarvoor uiteraard uw contacten inschakelen of u vraagt advies aan een organisatie als Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (in samenwerking met de KvK en het Ondernemersplein) biedt ondersteuning aan bedrijven die plannen hebben om zich in het buitenland te vestigen. Ze geven o.a. advies over alle aspecten die komen kijken bij een verhuizing; van het zoeken naar nieuw personeel tot ingewikkelder processen, zoals het aanvragen van visa en het regelen van vertaaldiensten.

De juridische kant

Het is belangrijk dat u op de hoogte bent van de juridische vereisten die gepaard gaan met een verhuizing naar het buitenland. Om te kunnen bepalen welke juridische aspecten op u van toepassing zijn, zult u een gedetailleerd plan van uw nieuwe kantoor nodig hebben. Zo zult u o.a. moeten bepalen of de nieuwe ruimte dienst zal doen als representatieve tak van uw bestaande bedrijf, of dat het hier een geheel nieuwe onderneming betreft.

Op basis van de specifieke kenmerken van uw nieuwe kantoor zullen de juridische en fiscale verplichtingen worden bepaald. Zorg er dus voor dat u dit onderdeel van A tot Z in kaart brengt.

Kondig uw verhuizing duidelijk aan

Breng iedereen op de hoogte van uw verhuizing. Dat biedt niet alleen een uitstekende gelegenheid om een buzz te creëren rond uw nieuwe kantoor, maar kan ook tot het aanknopen van nieuwe contacten leiden. Communicatie betaalt zich terug, ongeacht of dit zich op bedrijfsniveau afspeelt en u uw nieuwe adres in uw marketingplan vermeldt of dat u dit gebruikt op netwerkniveau.

Conferenties bijwonen, netwerken met lokale bedrijven en uw nieuwe buren leren kennen, het zijn slechts enkele voorbeelden van uitstekende manieren om zich een plek te veroveren binnen een nieuwe community. Het openen van een kantoor in het buitenland laat zich uiteraard niet één op één vergelijken met van nul af aan beginnen, dat weten we. Maar het loont zeker de moeite als u zich inspant om lokale naamsbekendheid voor uw bedrijf te verwerven.