Espaces de travail

Qu’est-ce qu’un espace de travail flexible ?

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11/10/2018

Dans les grandes lignes, un espace de travail flexible désigne tout bureau ou partie d’un bureau qui propose un large choix de contrats et de surfaces disponibles ainsi qu'un contract modulable.

En louant dans des bureaux conventionnels, vous pouvez vous attendre à devoir vous engager sur un bail à long terme. À l’inverse, dans un espace de travail flexible, vous avez la possibilité de signer un contract de prestations de services annuel, semestriel ou même mensuel. Cela présente un avantage déterminant pour les entreprises qui ne souhaitent pas s’engager sur un contrat à long terme.

Cette souplesse permet aussi aux entreprises d’augmenter ou de réduire le nombre de postes de travail ou la surface occupée suivant l’évolution de leurs besoins sur la durée du contrat. Cette solution est particulièrement pratique si votre effectif est en perpétuelle évolution, ou si vous projetez une croissance rapide sans vouloir pour autant vous engager sur un espace plus conséquent dès le début de votre contrat.

Quels sont les différents types d’espaces de travail flexibles ?

Le terme « espace de travail flexible » peut désigner toute une gamme d’espaces de styles différents. Parmi eux, on peut citer les bureaux équipés, les espaces de co-working, les bureaux non meublés et les bureaux privatif, chacun ayant des avantages qui leur sont propres.

Les espaces de co-working

Un espace de co-working désigne un environnement de travail partagé. Il se compose généralement d’un open-space avec des postes de travail fixes ou temporaires mis à la disposition de ses membres, d’espaces partagés tels que des salles de réunions, des zones de repos et, parfois, d’équipements de bureautique tels qu’une imprimante.

Ce genre de bureau offre habituellement la solution la plus flexible. Vous avez la possibilité d’ajouter des membres à votre équipe quand vous en avez besoin, et de choisir le nombre de jours de présence sur place par semaine. C’est une façon de travailler particulièrement adaptée aux personnes souhaitant alterner entre travail à domicile et au bureau pour changer un peu d’air.

Les espaces de co-working sont souvent utilisés par des entreprises et des personnes issues d’univers différents. Nombre d’entre eux offrent la possibilité d’utiliser un bureau de façon temporaire, ce qui en fait une solution idéale pour les personnes qui voyagent beaucoup et qui changent souvent de lieu de travail.

La réussite d’un espace de co-working se reconnaît à travers les relations qui se créent entre ses membres, en particulier lorsque les spécialités de chacun sont complémentaires. L’objectif est de créer une communauté et un écosystème au sein même du lieu de travail, et de développer des relations professionnelles et sociales entre les entreprises membres. Les espaces de co-working présentent une excellente ambiance de travail ainsi que de précieuses opportunités de networking entre des entreprises et des individus qui se ressemblent. Généralement, les espaces de co-working organisent des évènements réguliers de networking et de formation qui vous aideront à développer vos activités.

Les pièges du co-working

Tout est parfait, non ? Pourtant, les espaces de co-working ont eux aussi leurs défauts. D’après l’étude « What Workers Want 2016 », les nuisances sonores sont le problème numéro 1 des employés qui évoluent en espace de co-working. Seulement 45 % des personnes interrogées affirment en effet être satisfaites du niveau sonore de leur bureau. Cependant, ces bureaux mettent généralement des salles de réunion privées à disposition ainsi que des zones de calme pour s’éloigner du brouhaha de l’espace principal.

Autre souci des espaces de co-working : le rangement de vos affaires. Si certains ne voient aucun problème à ranger leur ordinateur portable et à tout rapporter à la maison en fin de journée, d’autres préfèrent laisser leurs affaires au bureau. Si c’est votre cas, alors travailler en espace de co-working n’est peut-être pas fait pour vous. Cependant, sachez que de nombreux espaces règlent ce problème en mettant des casiers à disposition pour ranger en sécurité votre ordinateur ou tout autre objet de valeur.

Les bureaux privés

Il est tout à fait possible d’occuper un bureau privatif dans un espace de travail flexible. Vous disposez alors de votre propre espace entièrement équipé. Ainsi, vous pouvez emménager directement sans avoir à vous occuper de l’ameublement, de la connexion internet, des factures de service ou du ménage.

Cette solution est particulièrement adaptée aux entreprises qui ont besoin d’un espace privé sans devoir s’engager sur un contrat fixe à long terme. Qui dit bureau privatif dit aussi plus de sécurité, ce qui est très utile si votre entreprise gère des informations ou des données sensibles.

Certes, les bureaux privés sont plus chers que les postes en espace de co-working, ils proposent une ambiance de travail moins créative et réduisent les opportunités de networking. En revanche, vous gardez l’accès aux espaces communs, aux salles de réunion et aux autres infrastructures disponibles dans l’immeuble. Tout cela, avec la possibilité de fermer votre bureau à clé.

Les espaces non meublés

Il s’agit d’un espace semblable aux bureaux privatif, mais sans les meubles. Un espace non meublé conviendra aux entreprises à la recherche d’un contrat flexible qui leur permette d’éviter les démarches liées à l’ouverture d’un nouveau bureau (mettre en place le contrat d’électricité, la connexion internet, etc.) mais où elles peuvent gérer elles-mêmes l’aménagement et la personnalisation de leur espace de travail.

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