Opinion

L’issue est-elle favorable pour le secteur des bureaux flexibles ?

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22/04/2020

- Cal Lee, Global Head de Workthere

S'il est clair qu’à court terme la pandémie de coronavirus aura un effet profond sur l'ensemble du secteur immobilier, le marché des bureaux flexibles s'est retrouvé au sommet de la liste des secteurs exposés en raison de la nature des contrats, pour la plupart du temps à court terme, et du télétravail qui touche maintenant la majorité des sociétés dans les zones touchées. Nous avons pu échanger avec divers prestataires dans le monde entier au cours de la semaine passée pour comprendre leur position et leur plan pour l'avenir, ainsi que leur sentiment sur la situation à court et à long terme des bureaux flexibles.

Quelle a été la réaction immédiate ?

En Europe et aux États-Unis, au cours des trois dernières semaines, tous les prestataires de bureaux flexibles se sont rapidement concentrés sur leur stratégie de renouvellement et de fidélisation de la clientèle, en veillant à travailler avec leurs clients existants pour les aider à traverser cette période d'incertitude et pour qu'ils conservent un niveau d'occupation contractuelle (si ce n'est l'occupation du bâtiment). C’est ce que nous avons pu constater depuis le début de l’année en Asie

Dans nos discussions à ce jour, les prestataires ont constaté qu'entre 10 et 50 % de leurs clients dans un même immeuble demandaient une forme de réduction du loyer. Que font-ils pour aider leurs clients ? Dans une large mesure, cela dépend de leur propre position. Jusqu'à présent, ceux qui ont un contrat de gestion, ou ceux qui possèdent et exploitent leur actif, ont été mieux placés pour offrir un allègement à leur clientèle. Alors que ceux qui ont payé leur loyer ce trimestre, comme beaucoup d'autres, se retrouvent clairement avec moins de marge de manœuvre pour aider les clients à court terme. Néanmoins, presque tous font un geste et la plupart gèrent l'ampleur de l'aide au cas par cas, en donnant la priorité aux entreprises les plus touchées, celles qui pourraient demander des aides financières, et celles qui ont un renouvellement dans les six prochains mois, et qui ont un risque de ne pas renouveler leur contrat.

Jusqu'à présent, les différentes aides ont pris de nombreuses formes et, comme indiqué ci-dessus, dépendent fortement de la position des deux parties. Nous avons vu toute une série de mesures allant de 50 % de réduction de loyer pour un mois, à 50 % pour 3 mois, jusqu'à un report de loyer sans frais qui est ensuite ajouté au trimestre suivant. Plusieurs prestataires offrent même à leurs clients la possibilité de réduire leurs effectifs et donc leur surface pendant cette période, une stratégie qui s'avère populaire auprès des clients.

Dans ce contexte, il est clairement nécessaire que les propriétaires travaillent avec leurs exploitants pour les aider au mieux dans leur trésorerie pendant la période, en particulier ceux qui ont un bail. Ce qui reste essentiel ici, c'est qu'une partie de tout loyer que les prestataires "économisent" soit répercutée sur le client lorsque cela est possible afin de maintenir l'occupation, ainsi que la fidélité probable à long terme de ceux qu'ils ont pu aider. On a pu voir cet exemple en Asie, où The Executive Centre (TEC) a réussi à négocier une réduction de loyer avec les propriétaires d'une grande partie de son portefeuille de 135 bâtiments. Les économies réalisées ont ensuite été répercutées sur leur clientèle et, en mars, ils ont constaté une "vague" de renouvellements dans leur portefeuille, d'autant plus que de nombreux clients ne voulaient pas prendre le risque de déménager et qu'il était donc préférable de renouveler. La durée moyenne d'occupation des membres reste de 37 mois.

Quel est l'impact sur le taux d’occupation, et donc sur la survie des prestataires?

La trésorerie et les liquidités sont rois. Le COVID-19 va probablement tester le modèle économique de tous les prestataires comme aucune autre crise auparavant, avec le simple fait que pour une grande partie des entreprises, les bureaux ne peuvent tout simplement pas être utilisés à court terme comme nous gérons la crise. Il est donc probable que leur survie dépendra de leur modèle économique et de la façon dont ils étaient en place avant la crise. 

Il va sans dire que pour les prestataires, il est vital qu'ils conservent leurs liquidités en travaillant avec leur propriétaire et avec leur clientèle afin de conserver le plus de revenus possible. Selon les premiers signes, ce sont les petites entreprises qui seraient les plus touchées et qui seraient les plus susceptibles de ne pas renouveler les contrats, et cela pourrait bien être le cas. Cependant, dans nos discussions avec les prestataires du monde entier, tous les types d'entreprises ont demandé une réduction de loyer, et s'il y a une tendance, ce sont celles qui offrent une ligne de services plus transactionnels, et bien sûr celle des secteurs les plus touchés comme le tourisme ou les loisirs.

Nous avons mentionné précédemment la stratégie de fidélisation des clients, mais le succès de cette stratégie pourrait dépendre du modèle du prestataire et des types d'entreprises qu'il signe et, surtout, des conditions dans lesquelles il le fait. En ce qui concerne les contrats, de nombreux clients des espaces de bureaux flexibles ont des contrats de plus de 12 mois (le contrat moyen de Workthere est de 11,9 mois) et, comme pour un contrat de bureau pour des espaces conventionnels, il n'est pas toujours facile de mettre fin à un contrat, sauf en cas de violation des conditions par l'une des parties. Toutefois, cette durée diffère selon la taille de l'entreprise, et il existe une tendance générale sur la taille de l'espace et la durée du contrat, comme le montrent nos propres chiffres ci-dessous :

  • Durée moyenne pour des contrats de 5 bureaux ou moins : 9,4 mois
  • Durée moyenne pour des contrats de 6 à 20 bureaux : 11,1 mois
  • Durée moyenne pour des contrats de plus de 21 bureaux : 13,2 mois

Ceux qui ont un nombre plus élevé de petits clients sont donc confrontés à un nombre plus élevé de renouvellements pendant cette période. Ceux qui ont un plus grand nombre de clients avec des contrats plus longs sont donc mieux positionnés. Quel sera l'impact du non-renouvellement des clients en attente de renouvellement ? En termes de taux d’occupation, d'après ceux à qui nous avons parlé, dont beaucoup étaient à plus de 95% de taux d’occupation avant la crise, s'attendent à être entre 70% et 85% de taux d’occupation d'ici fin mai, dans le pire cas d'ici fin juin pour certains à un taux d’occupation de 50%.

Avec de tels taux d'occupation, cela devient plus compliqué...

En outre, le taux d'occupation ne reflète pas uniquement la rentabilité d’un espace de bureaux flexibles, et il serait négligent de notre part de le supposer, car tout dépendra du taux d'occupation des bureaux qui a été atteint dans ces contrats. L'impact est donc probablement encore plus profond. Selon nos calculs, les prestataires pourraient perdre jusqu'à 5-8 % de leur taux d'occupation pour chaque mois où la pandémie et le confinement se poursuivent.

Que nous réserve l’avenir?

A vrai dire nous sommes tous plus ou moins dans le flou et tout dépendra de la durée de cette crise. En Asie, et plus particulièrement en Chine, les prestataires ont commencé à reprendre une activité normale (tout en implémentant les nouvelles mesures liées au coronavirus). Le taux de demandes en mars pour certains n'étaient pas loin de ce qu'ils étaient pour une période normale de mars. Leurs clients sont petit à petit retournés au bureau, mais avec un changement réel dans la façon dont ils utilisaient l'espace. Les portes des bureaux privés ne sont plus toujours ouvertes, et les espaces communs sont rarement utilisés, mais l'occupation elle-même se rapproche de ce qu'elle était avant la crise.

En Europe et aux États-Unis, nous sommes à un stade très différent et, soit à l'approche de la crise, soit, dans certains cas, au plus fort de celle-ci, on ignore encore beaucoup de choses sur le moment où la normalité peut revenir et où les gens pourront commencer à reprendre le travail. Alors que j'écris ces lignes pendant le week-end de Pâques, ceci me paraît encore très loin. Le test des modèles économiques des prestataires va entrer dans une phase clé. 

À l'avenir, il est probable que ce soit les prestataires ayant une part plus importante de « management agreements » en place, ainsi que ceux qui possèdent tout ou partie de leur portefeuille en pleine propriété ou en location longue durée, qui seront en meilleure position que ceux liés à des baux, à moins qu'ils n'obtiennent l'aide de leurs propriétaires, là où en Asie cela leur a permis de mieux résister à la tempête. Ceux qui sont plus exposés à des entreprises plus grandes et plus nombreuses et ceux qui bénéficient d'un solide soutien financier seront également mieux armés pour résister aux vents contraires actuels.

Quelles sont les perspectives à long terme ?

Pour tous ceux qui sortent intacts, le sentiment général est plutôt positif. Le marché des bureaux flexibles est une solution peu risquée pour les entreprises en période d'incertitude et aussi pour le futur. Alors qu'une grande partie de la population active en Europe s'habitue à travailler à domicile pendant la crise actuelle, nous verrons les grands et petits employeurs, se demander à quoi pourrait ressembler le retour au travail et combien de temps ils passeront au bureau par rapport à la maison. Nous nous attendons à ce que le secteur profite de toute incertitude à long terme à l'avenir, car les entreprises accélèrent leur utilisation des espaces flexibles dans leur portefeuille. Beaucoup semblent s'accorder sur ce que nous appelons "les entreprises de taille moyenne", c'est-à-dire celles qui disposent d'un espace de bureau pour 50 à 200 personnes et qui, en raison du changement de notre mode de travail, pourraient chercher à réduire la taille de leur bureau pour disposer d'un espace plus flexible. Nous pensons que les entreprises ayant un événement dans les deux prochaines années en particulier, chercheront à se réfugier dans des locaux flexibles plutôt que prendre le risque de s’engager sur du long terme en contractant un bail classique.

Le marché des bureaux flexibles est clairement exposé à court terme à tout impact sur le marché, comme nous pouvons l’observer avec le COVID-19. Il est menacé par les entreprises qui ne renouvellent pas leurs contrats lorsqu'elles se mettent en « mode survie ». Toutefois, étant donné sa nature flexible, il est également capable de réagir relativement rapidement et de s'adapter pour s'assurer qu'il répond aux besoins non seulement des clients existants, mais aussi des nouveaux clients. Pour l'instant, le travail d'équipe est primordial pour garantir que la relation entre le propriétaire, l'opérateur et le client continue à bien se dérouler lorsque la "vie normale" reprendra son cours. Les prestataires qui travaillent avec leurs clients pour les aider à traverser cette période verront probablement un retour de la fidélité de ces derniers dans les années à venir. Le secteur se remettra de cette douleur à court terme, même si cela peut sembler être un peu différent de l'autre côté.

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