Arbeitsplatz

Hot Desking oder Hoteling – Welches Modell passt am besten zu Ihnen?

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04.06.2020

Dass Desksharing ein flexibleres, agileres Arbeitsumfeld schaffen kann als traditionelle Büros, steht außer Frage. Sowohl Hot Desking als auch Hoteling können die Produktivität der Mitarbeiter fördern und die Flächeneffizienz steigern. Allerdings funktioniert dies nicht für jedes Unternehmen gleich – welches der beiden Modelle ist also wann empfehlenswert und worauf muss geachtet werden? Melissa Marsh, Geschäftsführerin Occupant Experience bei Savills US, beleuchtet die unterschiedlichen Optionen näher und zeigt Differenzen auf.

Worin unterscheiden sich Hot-Desking und Hoteling?

Sowohl beim Hot Desking als auch beim Hoteling können die Nutzer je nach Bedarf aus einer Vielzahl von verschiedenen Arbeitsbereichen wählen. Statt fest zugeteilter Schreibtische gibt es frei verfügbare Plätze für jeden Mitarbeiter, die variabel genutzt werden können. Darüber hinaus gibt es aber einige wichtige Unterschiede zu beachten:

Beim Hot Desking kann die Zuordnung rotierend, schichtbasiert oder nach dem Motto „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" erfolgen. Die Aufteilung kann sich dabei sowohl laufend verändern – manchmal sogar mehrmals am Tag – als auch ad hoc geändert werden.

Beim Hoteling reservieren die Nutzer hingegen die von ihnen gewünschten Plätze oft über eine Buchungs-App oder einen Service. Die Zuordnungen sind daher häufig von längerer Dauer und stärker formalisiert.

Auch Flexibilität hat verschiedene Dimensionen

Einige Büros arbeiten ausschließlich mit Flexible Desks, während andere eine Mischung aus festen Plätzen und gemeinsamen Schreibtischen anbieten. Laut Marsh sollten dabei die Anforderungen und Arbeitsmuster der Nutzer eine entscheidende Rolle spielen:

„Unabhängig davon, ob man Hot Desking, Hoteling oder eine andere Anordnung mit gemeinsamen Schreibtischen zur Verfügung stellt – wichtig ist, dass die Nutzer Wahlmöglichkeiten haben und ihnen so Kontrolle und Abwechslung in der von ihnen genutzten Umgebung bleiben. Hierbei geht es nicht nur um den eigentlichen Schreibtisch, sondern um die komplette Arbeitsumgebung: vom Konferenzraum über das Café bis hin zu den Gemeinschaftsflächen. Wenn also eine möglichst große Zielgruppe angesprochen werden soll, bietet ein vielfältiges Angebot auch eine höhere Chance alle Nutzer zufrieden zu stellen."

Nutzenmaximierung durch Activity-Based-Working

Marsh empfiehlt die Einführung des Activity-Based-Workings (ABW), das sowohl das Hot Desking als auch das Hoteling ergänzen kann, indem es die Nutzer dazu ermutigt, in der von ihnen gewünschten Umgebung zu arbeiten.

Zunächst sollte eine Arbeitsstil- oder Funktionsbewertung durchgeführt werden. So haben Studien gezeigt, dass Desksharing in einer ABW-Umgebung am besten mit Nutzern funktioniert, deren Arbeitsalltag selbst sehr variabel ist. Wenn der tägliche Job jedoch hauptsächlich aus reiner „Schreibtischarbeit“ besteht, wird das ABW nicht funktionieren. Ob Nutzer in Beratungs- und Managementfunktionen oder Arbeitnehmer mit gestalterisch-kreativen Tätigkeiten – all die Berufsgruppen, die zwischen kollaborativer und analytischer Arbeit hin- und herwechseln, profitieren am stärksten von dem Modell. Zudem kommt an dieser Stelle auch eine psychologische Komponente zum Tragen: Wer keinen fixen Arbeitsplatz und -ablauf hat, läuft weniger Gefahr, in festen Strukturen und Denkweisen zu verharren, sondern stattdessen kreativ zu werden und immer Neues auszuprobieren.

Temporäre Lösungen für Businessreisende

Desksharing kann gerade für Teams, die viel reisen, besonders dienlich sein. Marsh erklärt: 

„Der Nutzen kann verdoppelt und eine potenzielle Überlastung des Schreibtischs vermieden werden. Für Menschen, die viel unterwegs sind, gibt es viele Momente, in denen sie ihren Schreibtisch nicht brauchen. Anstatt diese Nutzer also in einem Besucherbereich unterzubringen oder einen Platz zu reservieren, den sie die meiste Zeit nicht nutzen, kann es wesentlich effizienter sein, sie mit den anderen zu bündeln. Oftmals reisen Menschen ohnehin, um mit anderen Leuten zu interagieren, weshalb es vorteilhafter sein kann, sie in ein Mischkonzept zu integrieren. Dies ist ebenfalls gut für die anderen Nutzer, da es das Gefühl temporärer Leere verhindert, das sonst entstehen könnte. Es wird auch Zeiten geben, in denen die Räumlichkeiten sehr voll oder leer sind, deshalb müssen sollte es immer einen Plan geben, wann jeder vor Ort oder unterwegs ist.“

Marsh weist auf einen zusätzlichen Vorteil für Businessreisende hin:

„Eine gemeinsam genutzte Schreibtischumgebung veranlasst die Benutzer, ihre Materialien digital zu organisieren. Es wird weniger Zeit dafür aufgewendet, darüber nachzudenken, was mitgenommen werden muss."

Technologie sollte strategisch gewählt sein

Laut Marsh werden im Idealfall überhaupt keine speziellen Technologien benötigt, um Desk Sharing zu ermöglichen:

„Normalerweise gehöre ich zu denjenigen, die sich gern und intensiv mit Tech-Innovationen auseinandersetzen, aber in diesem Fall empfehle ich den Ansatz ,Weniger ist mehr‘. So wird Leuten durch großartiges physisches Design die Möglichkeit gegeben, Dinge selbst auszuarbeiten. Ich vergleiche das gerne mit dem Einsteigen in eine U-Bahn: Man findet einen Sitzplatz, indem man nach einem sucht und sich hineinsetzt. Das ist die ultimative Effizienz! Man könnte es mit einer beliebigen Anzahl von Plattformen machen, aber es ist besser, einen Raum so zu gestalten, dass klar ist, wofür er genutzt wird."

In Fällen, in denen dies jedoch nicht möglich ist, könnte eine Investition förderlich sein. Marsh rät: 

„In den letzten Jahren gab es eine Blütezeit von Standards und Technologien, die diese Typologien unterstützen. Die offensichtlichsten Instrumente sind Apps zur Raum- oder Sitzplatzreservierung – ähnlich wie bei der Buchung eines Sitzes in einem Flugzeug. Früher haben wir dafür mit einem Reiseanbieter gesprochen, der sehen konnte, welche Plätze verfügbar sind und uns dies dann per Telefon beschrieb. Jetzt können Sie einfach die Oberfläche aufrufen und die gewünschte Anwendung auswählen. Einige dieser Apps sind besser als andere, aber insgesamt ist die Qualität dieser Tools gut.“

Weitere hilfreiche Technologien

Docking-Stations

Benutzer schließen ihre Geräte an und loggen sich anschließend ein – die Docking-Station registriert den Schreibtisch anschließend als 'in Benutzung'. Andere Nutzer können so auf das Docking-System zugreifen und in Echtzeit sehen, welche Schreibtische besetzt sind.

PIR-Systeme

Passiv-Infrarot(PIR)-Systeme verfügen zusätzlich über Sensoren –  normalerweise unter dem Schreibtisch, um zu erkennen, wenn sich jemand hinsetzt.

Bildbasierte intelligente Sensoren

Bei dieser neuen Technologie werden an der Decke montierte Kameras eingesetzt, um festzustellen, wann die Schreibtische in Gebrauch sind. Sie erfassen oder speichern keine Bilder und bleiben somit auch datenschutzkonform.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Leute an Bord sind

Marsh warnt jedoch davor, dass Technologien nicht automatisch vor Herausforderungen und Organisationsproblemen schützen: 

 

„Wenn es keinen Gesellschaftsvertrag gibt, der vorgibt, dass die Nutzer mit ihren Plätzen verantwortungsvoll umgehen sollen, sind wir wieder zurück an dem Punkt, an dem Abteilungen Plätze präventiv buchen. Wenn man sich dazu entschließt solche Systeme einzuführen, sollten diese so aufgebaut sein, dass Ressourcen freigegeben werden, die zwar reserviert sind, aber nicht genutzt werden. Andernfalls sind Räume ausgebucht, die faktisch leer sind – eine andere Version von Ineffizienz. Das Erste, was immer bedacht werden sollte: Passt die Veränderung zu meinen Nutzern? Dies sollte wichtiger sein als der reine Effizienzgedanke. Entscheidend ist es, Input und Beteiligung aus der Gemeinschaft zu erhalten. Als Nächstes sollte man prüfen, ob die Gebäudeinfrastruktur oder -technologie aufgerüstet werden muss, um technische Veränderung zu ermöglichen. Unterstützt Ihr IT-System beispielsweise eine App zur Raumbuchung? Und schließlich muss möglicherweise die Gestaltung der Arbeitsumgebung überarbeitet werden. Wie wir in einem kürzlich erschienenen Artikel über die Einführung agiler Arbeitsplatzmodelle herausgestellt haben, erfordert dies nicht unbedingt einen Umzug oder größere Änderungen an einem Raum – eine geschickte Auswahl von Möbeln oder eine Neuanordnung kann erhebliche Auswirkungen haben."

Die Suche nach langfristigem Potenzial

Marsh weist darauf hin, dass die Aggregation von Nutzungsdaten weitere Vorteile bietet: 

„Sensorsysteme, die uns sagen, welche Räume von Menschen genutzt werden, liefern auch Daten für den Bau besserer Gebäude in der Zukunft. Der wahre Vorteil ist nicht einmal die Effizienz der Raumzuweisung, sondern die Möglichkeit, diese Informationen zu nutzen, um das Design zu optimieren und eine größere Verfügbarkeit zu erreichen – die Konsumierung von Raum als Produkt."

Wenn Sie an einer Lösung für Desksharing oder an der Einrichtung eines brandneuen Hoteling-Büros interessiert sind, können Sie sich gern an uns wenden.